Datové schránky pod kontrolou. Automatizovaně. Bez chaosu.
Propojte SmartFP s ISDS a získejte plnou kontrolu nad příjmem, zpracováním i odesíláním datových zpráv – bez ruční práce a bez rizika, že něco propadne.
hlavní funkce
Co vám modul datových schránek přináší
Vše, co potřebujete pro řízení datových zpráv – přehledně, automatizovaně a bez chyb.
Automatické načítání
Zprávy se stahují z ISDS automaticky bez ruční kontroly
Workflow zpráv
Jasně definované stavy od přijetí po vyřešení zajišťují přehledný průběh zpracování.
Přiřazení řešitele
Každá zpráva má přiřazenou odpovědnou osobu, která ji řeší a nese za ni odpovědnost.
Hlídání lhůt
Systém sleduje termíny, generuje upozornění a pomáhá dodržovat zákonné lhůty.
Kompletní komunikace
Historie a přílohy na jednom místě
Reporting
Získejte přehled o stavu zpráv, výkonu týmu a průběhu jejich zpracování.
problémy vs. řešení
Když nemáte systém na datové schránky, vzniká chaos
Problémy
Zprávy se ztrácí v e-mailech
Nikdo neví, kdo je má řešit
Lhůty se nehlídají
Ruční přeposílání zpráv
Chybí přehled a historie
Jak to řeší SmartFP
Každá zpráva má řešitele
Kompletní historie komunikace
Automatické přiřazení zpráv
Přehledný stav zpráv
Hlídání lhůt a urgencí
Datové schránky jako řízený proces
SmartFP převádí datové schránky z chaosu do řízeného workflow s jasnými pravidly, odpovědností a kontrolou.
Příjem zpráv
Zpracování
Odesílání
Notifikace
Získejte kontrolu nad datovými schránkami
Vyzkoušejte modul Datové schránky ve SmartFP a eliminujte chyby, zpoždění a chaos v komunikaci s úřady.
Jak fungují datové schránky ve SmartFP
Přijetí zprávy
Zpráva se automaticky načte z ISDS (nebo jako hlavička) a zařadí do systému.
žádná zpráva se neztratí
Vyřízení a odeslání
Systém přiřadí zprávu podle pravidel (oddělení / řešitel) a odešle notifikaci.
každý ví, co má dělat
Řešení a report
Řešitel zprávu zpracuje, odešle odpověď a systém sleduje stav i případné chyby.
plná kontrola nad procesem
Pro koho?
Pro koho je modul datových schránek
Firmy komunikující s úřady
velké objemy zpráv
potřeba kontroly
právní odpovědnost
Účetní a daňové kanceláře
více schránek
vysoká frekvence komunikace
Právní oddělení
práce s lhůtami
důraz na preciznost
Střední a větší firmy
více uživatelů
potřeba workflow
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Jak SmartFP komunikuje s datovými schránkami (ISDS)?
SmartFP se napojuje přímo na Informační systém datových schránek (ISDS) přes oficiální API. Komunikace je plně automatizovaná a probíhá v pravidelných intervalech (např. každých 10 minut).
Je práce s datovými schránkami bezpečná?
Ano. Přístupové údaje jsou bezpečně uloženy a komunikace probíhá přes oficiální API ISDS. Systém navíc hlídá expiraci hesel a upozorňuje na případné problémy.
Můžeme spravovat více datových schránek najednou?
Ano. SmartFP umožňuje připojit a spravovat více datových schránek v jednom systému. Každá může mít vlastní nastavení, přístupová práva i workflow.
Co se stane, když přijde nová datová zpráva?
Systém ji automaticky načte, zařadí do správného stavu a podle pravidel ji přiřadí konkrétnímu řešiteli nebo oddělení. Zároveň odešle notifikaci.
Lze nastavit, kdo může zprávy odesílat nebo schvalovat?
Ano. Modul má detailní nastavení práv (např. administrátor, čtenář, podatelna, schvalování). Každý uživatel vidí pouze to, co má.
Co znamená režim „hlaviček zpráv“?
Režim hlaviček načte pouze základní informace o zprávě (např. předmět), bez plného obsahu. Vhodné pro případy, kdy zpráva ještě není dostupná nebo ji zatím nechcete otevřít.
Hlídá systém lhůty a upozornění?
Ano. SmartFP automaticky sleduje:
- nepřevzaté zprávy
- blížící se lhůty
- nevyřízené zprávy
- chyby při odesílání
a odesílá notifikace odpovědným osobám.
Co když dojde k chybě při odesílání zprávy?
Systém chybu zaznamená, změní stav zprávy a automaticky odešle upozornění. Díky tomu můžete problém okamžitě řešit