Mějte celý nákupní proces pod kontrolou
Od nákupního požadavku přes schválení až po objednávku dodavateli. SmartFP propojí celý proces do jednoho přehledného systému.
hlavní funkce
Vše pro řízení nákupů a objednávek
Od prvního požadavku přes víceúrovňové schvalování až po objednávku, její potvrzení a následné vyhodnocení.
Nákupní požadavky
Zaměstnanci v jednotném formuláři doplní dodavatele, položky, typ nákupu, středisko a potřebné přílohy.
Automatické schvalování
Požadavky se předávají správným schvalovatelům a systém je upozorní v aplikaci, e-mailem nebo SMS.
Víceúrovňové workflow
Řiďte workflow podle částky, střediska či typu nákupu, využijte předschválené dodavatele nebo elektronické podpisy.
Evidence objednávek
Generujte PDF poptávky i objednávky a evidujte dodavatele, položky, ceny, termíny, přílohy a stav.
Potvrzení dodavatelem
Odešlete objednávku dodavateli, získejte jeho potvrzení a po dodání evidujte převzetí i postupné dodávky.
Přehledy a reporting
Sledujte nákupy podle středisek, uživatelů, dodavatelů či období. Dostupnost reportů respektuje uživatelská práva.
problémy vs. řešení
Firemní nákupy potřebují jasná pravidla
Když požadavky vznikají e-mailem, v tabulkách nebo ústně, rychle se ztrácí přehled o tom, co se nakupuje, kdo nákup schválil a kolik firma objednává.
Problémy
Požadavky chodí různými cestami
E-mail, telefon, tabulka nebo ústní domluva.
Není jasné, kdo má schvalovat
Požadavky se zdržují nebo míří k nesprávným lidem.
Schválení se dohledává v e-mailech
Chybí jednoznačná historie rozhodnutí a změn.
Objednávky nejsou na jednom místě
Oddělení vedou vlastní evidence a tabulky.
Chybí přehled o nákladech
Management obtížně zjišťuje, co se nakupuje, od koho a za kolik.
Jak to řeší SmartFP
Jednotný nákupní formulář
Všechny požadavky vznikají stejně a ukládají se do centrální evidence.
Automatické workflow
SmartFP podle pravidel určí správné schvalovatele.
Centrální evidence
Požadavky, objednávky, přílohy i historie jsou na jednom místě.
Aktuální stav nákupu
Každý vidí, kdo má další krok a v jaké fázi se nákup nachází.
Data pro řízení nákladů
Přehledy ukazují náklady podle dodavatelů, středisek a kategorií.
Od objednávky až k faktuře
Nákupní proces lze propojit s Evidencí faktur, účetním softwarem nebo ERP. Fakturu navážete na objednávku a schválená data předáte přes API či přímou integraci.
Požadavek
Schválení
Objednávka
Faktura
Mějte nákupy skutečně pod kontrolou
Jednotný proces, automatické schvalování a okamžitý přehled o tom, co firma objednává a kolik za nákupy utrácí.
Jak fungují nákupy a objednávky v praxi
Zaměstnanec vytvoří požadavek
Vyplní jednotný formulář, uvede položky, cenu, typ požadavku a středisko. Pokud dodavatele ještě nemá, vygeneruje PDF poptávku.
Všechny požadavky vznikají jednotným způsobem.
SmartFP spustí schvalování
Podle částky, střediska či typu nákupu určí správné schvalovatele a rozešle jim notifikace. Proces může zohlednit předschválené dodavatele.
Požadavek se automaticky dostane ke správným lidem.
Vznikne objednávka
Po schválení vznikne PDF objednávka, kterou odešlete dodavateli. Následně evidujete jeho potvrzení, převzetí zboží i případné postupné dodávky.
Sledujete stav, plnění i kompletní historii nákupu.
Pro koho?
Pro koho jsou Nákupy a objednávky ve SmartFP
Zaměstnanci
Jednoduše vytvoří požadavek a kdykoliv vidí, co se s ním děje.
jednotný formulář
přílohy a nabídky
aktuální stav požadavku
Manažeři a schvalovatelé
Schvalují pouze požadavky, které spadají do jejich kompetence.
automatické předávání
schvalování podle limitů
víceúrovňové workflow
Nákupní oddělení
Má všechny požadavky a objednávky v jedné centrální evidenci.
správa objednávek
evidence dodavatelů
sledování termínů
Finance a management
Získejte přehled o připravovaných i realizovaných nákupech.
přehled nákladů
členění podle středisek
reporting a analýzy
Propojte nákupy s další firemní agendou
Propojte objednávky s fakturami a využijte jednou zadané údaje v navazujícím procesu.
Jak jsme Auto Jarov zdigitalizovali docházku a dovolenky pro 600
Jak Auto Jarov zbavil vedoucí ručního přepisování a mzdové účtárně vrátil tři dny práce každý měsíc Docházka a dovolenky ~600 zaměstnanců Napojení na…
Jak menší firma zdigitalizovala docházku a dovolené se SmartFP – online žádosti, jasné schvalování a přehled o tom, kdo je…
Jak Kooperativa zjednodušila předávání klíčů od služebních vozidel.
Kooperativa propojila rezervaci vozidel s Keyboxy SmartFP. Zaměstnanci si dnes mohouklíče vyzvednout i vrátit sami, bez čekání na správce, bez…
Konec nepřehlednosti u klíčů ve správě vozového parku. Tak jsme to s Keyguru vyřešili Je 7:20 ráno. Zaměstnanec má vyjet na služební cestu, ale klíče…
AAA AUTO zrychlilo řešení IT požadavků díky SmartFP Helpdesku
Když přestane stačit původní ticketovací systém IT požadavky měli pod kontrolou. Problém byl, že systém, který je měl řídit, přestal stačit. S…
Zákazník už majetek evidoval. Nenarážel tedy na to, že by o něm vůbec nevěděl. Potíž nastávala ve chvíli, kdy potřeboval…
Středně velká organizace se potýkala s tím, že onboarding byl složený z e-mailů, příloh, ručního přepisování a nejasných odpovědností. S…
Papírové vs. online cestovní příkazy: Výhody digitalizace se SmartFP
Náš zákazník dlouhodobě řešil papírové cestovní příkazy, které bylo nutné ručně schvalovat, dohledávat a opravovat. Cílem bylo získat přehled o…
Cestovní příkazy online bez papírů a chyb. SmartFP automatizuje žádosti, schvalování i vyúčtování služebních cest….
Zefektivněte správu požadavků pomocí centralizovaného HelpDesk systému. Rychlé řešení problémů a lepší přehled pro váš tým….
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co modul Nákupy a objednávky řeší?
Řídí celý proces od nákupního požadavku přes schválení až po objednávku dodavateli.
Lze nastavit víceúrovňové schvalování?
Ano. Workflow lze řídit podle částky, střediska, typu nákupu, organizační struktury i dalších pravidel.
Jaké údaje může objednávka obsahovat?
Dodavatele, položky, ceny, termíny, střediska, přílohy a další firemní údaje.
Lze objednávku odeslat dodavateli?
Ano. Objednávku lze předat dodavateli a evidovat její odeslání i potvrzení.
Kdo vidí požadavky a objednávky?
Pouze uživatelé s odpovídajícím oprávněním podle rolí a organizační struktury. Uživatele lze synchronizovat z Microsoft AD nebo Googlu a přihlašovat přes SSO.
Vidí žadatel aktuální stav?
Ano. U požadavku vidí aktuální stav, proběhlé schválení i navazující kroky.
Lze nákupy filtrovat a vyhodnocovat?
Ano. Nákupy lze filtrovat podle dodavatele, střediska, kategorie, období, stavu a dalších parametrů.
Lze objednávky propojit s fakturami a ERP?
Ano. Fakturu lze navázat na objednávku a schválené objednávky synchronizovat s účetním softwarem nebo ERP přes API či přímé napojení.